PLANO
Cyfrowa platforma planowania składów orzekających
Materiał informacyjny
System działa produkcyjnie i wspiera organizację składów specjalistów w komisjach orzekających. Poniżej przedstawiamy, jaki problem rozwiązuje i dlaczego warto go wdrożyć.
Punkt wyjścia
Terminy posiedzeń komisji orzekających wydłużały się
Nie z powodu braku specjalistów czy braku chęci do pracy — lecz dlatego, że informacje potrzebne do zbudowania składu były rozproszone, nieaktualne albo w ogóle niedostępne w jednym miejscu.
Telefony, SMS-y, e-maile
Specjaliści zgłaszali dostępność wieloma kanałami naraz — bez jednego, spójnego źródła prawdy.
Niepewność pracownika biurowego
Brak pewności kto, kiedy i gdzie może orzekać — decyzje „na telefon”, metodą prób i błędów.
Wydłużony czas reakcji
Budowa jednego składu wymagała wielu telefonów i oczekiwania na odpowiedzi specjalistów.
Źródła problemu (1/2)
Brak informacji tam, gdzie były najbardziej potrzebne
Niejednoznaczna dostępność
Nie było jasne, którzy specjaliści są faktycznie dostępni w danym terminie.
Kompetencje i uprawnienia
Brak szybkiego dostępu do informacji o specjalizacjach oraz terminach ważności uprawnień.
Rozproszone kanały zgłoszeń
Dostępności zgłaszane mailem, SMS-em i telefonicznie — bez jednego, scentralizowanego miejsca.
Nieznane preferencje
Brak wiedzy, które powiaty specjalista chce obsługiwać i czy dysponuje samochodem.
Źródła problemu (2/2)
Bez danych trudno o transparentność i sprawną logistykę
Brak rzetelnej statystyki udziału
Nie było wiarygodnej informacji, ile razy dany specjalista orzekał w danym miesiącu.
Brak kontroli nad składem par
Nieznana liczba wspólnych składów dwóch specjalistów — a ta liczba, dla transparentności, powinna być ograniczona.
Nieznane obłożenie lokali
Pracownicy biurowi nie wiedzieli, czy dana placówka i pokój są już zajęte w danym terminie.
Wolne tworzenie nowych składów
Brak powyższych danych oznaczał czasochłonne, ręczne „składanie” zespołów od zera.
Czy da się to rozwiązać?
Tak — to problem organizacji danych, nie ludzi
Wszystkie opisane problemy mają wspólny mianownik: dane były rozproszone i nieaktualne. Rozwiązaniem nie jest zatrudnianie kolejnych osób, lecz jedno wspólne miejsce, w którym dostępność, kompetencje, preferencje i historia składów są zawsze aktualne — dla specjalisty i dla urzędu.
Rozwiązanie
Jedna platforma. Dwa dopasowane widoki.
PLANO to serwis internetowy, dostępny z każdego miejsca — z osobnym, dopasowanym doświadczeniem dla specjalistów i dla pracowników biurowych urzędu.
Aplikacja specjalisty
Zoptymalizowana pod telefon (PWA)
- Zgłaszanie dostępności w kilka sekund
- Podgląd przydzielonych składów i kontaktów
- Powiadomienia o zmianach i nowych zadaniach
- Zgłaszanie niedyspozycji jednym kliknięciem
Panel administratora
Pełna funkcjonalność na komputerze
- Jedna lista dostępności wszystkich specjalistów
- Kreator składów z ostrzeżeniami o konfliktach
- Statystyki udziału i par specjalistów
- Zarządzanie lokalami, uprawnieniami i kontami
Technologia
Nowoczesna technologia, brak zbędnych kosztów
PLANO działa jako aplikacja webowa (PWA) — bez instalacji ze sklepów, bez ręcznych aktualizacji i bez ograniczenia miejscem pracy.
Dla specjalistów
Aplikacja Progressive Web App
- Brak konieczności aktualizacji — wszystko aktualizuje się automatycznie online
- Zawsze najnowsza, spójna wersja aplikacji u każdego specjalisty
- Brak kosztów i formalności utrzymania w App Store i Google Play
Dla pracowników biurowych
Praca z dowolnego miejsca
- Dostęp do panelu z każdego miejsca na świecie — wystarczy przeglądarka
- Możliwość pracy zdalnej, bez instalacji dodatkowego oprogramowania
- Dane zawsze aktualne i zsynchronizowane dla całego zespołu urzędu
Bezpieczeństwo i RODO
Zero danych wrażliwych. Pełna ochrona dostępu.
PLANO służy wyłącznie do organizacji pracy specjalistów — nie jest systemem medycznym i nie przetwarza danych podlegających szczególnej ochronie.
Minimalizacja danych
Żadnych danych medycznych w systemie
- System nie gromadzi żadnych danych o pacjentach ani ich stanie zdrowia
- Przetwarzane są wyłącznie dane kontaktowe: imię, nazwisko, telefon, e-mail specjalistów i pracowników
- Brak jakichkolwiek danych wrażliwych w rozumieniu RODO
Bezpieczeństwo dostępu
Sprawdzone, produkcyjne zabezpieczenia
- Logowanie zabezpieczone 2FA — jednorazowy kod wysyłany na e-mail
- Wszystkie połączenia szyfrowane (HTTPS) na każdym etapie pracy z serwisem
- Polityka silnych haseł oraz ochrona przed atakami (limit prób logowania, zabezpieczenie CSRF)
Jak to działa
Od deklaracji dostępności do zatwierdzonego składu
Specjalista deklaruje dostępność
Data, godziny, powiaty, tryb pracy, samochód — w aplikacji mobilnej, w kilka sekund.
System centralizuje dane
Dostępność, uprawnienia i preferencje widoczne od razu w jednym miejscu dla urzędu.
Kreator pomaga dopasować skład
System ostrzega o konfliktach terminów, specjalizacji czy limitów wspólnych składów.
Zatwierdzenie i powiadomienia
Specjaliści mają przypisywane składy w aplikacji i opcjonalnie powiadamiani są SMS.
Efekt
Dane, których wcześniej brakowało — teraz na wyciągnięcie ręki
Statystyki udziału
Dokładna liczba składów, w których uczestniczył dany specjalista w danym miesiącu.
„Najczęściej w parze”
System pokazuje i ostrzega, gdy dwóch specjalistów zbliża się do limitu wspólnych składów.
Dostępność lokali
Podgląd obłożenia pokoi i placówek podczas tworzenia składu urzędowego.
Uprawnienia na bieżąco
Automatyczne alerty o zbliżającym się końcu ważności uprawnień specjalistów.
Preferencje terenowe
Widoczne powiaty, tryb pracy oraz informacja o dostępności samochodu i prawa jazdy.
Ostrzeżenia w czasie rzeczywistym
Zgłoszona niedyspozycja natychmiast trafia do administratora i drugiego specjalisty.
Najważniejsze funkcje
Aplikacja specjalisty
- Pulpit z licznikiem dostępności i najbliższymi składami
- Terminarz — widok miesięczny i tygodniowy
- Deklarowanie dostępności + cykliczne powielanie terminów
- Predefiniowane preferencje (powiaty, samochód, tryb pracy)
- Szczegóły składu: zespół, lokalizacja, dane kontaktowe
- Zgłaszanie niedyspozycji bezpośrednio ze składu
- Powiadomienia o zmianach i kończących się uprawnieniach
- Instalacja jako aplikacja mobilna (PWA) i logowanie 2FA
Najważniejsze funkcje
Panel administratora (pracownika biurowego)
- Lista dostępności wszystkich specjalistów z filtrami
- Kreator składów — automatyczne dopasowanie pary z ostrzeżeniami
- Ręczne tworzenie składów: teren lub urząd, z podglądem obłożenia pokoi
- Karta specjalisty: uprawnienia, preferencje, „najczęściej w parze”
- Ostrzeżenia — zgłoszenia niedyspozycji i alerty o uprawnieniach
- Zarządzanie kontami, dostępem i rolami użytkowników
- Słowniki powiatów, lokalizacji i specjalizacji
- Rejestr logowań i logi systemowe dla bezpieczeństwa
Podsumowanie
Co zyskuje urząd
Szybsze tworzenie składów
Kreator w miejsce godzin telefonów i maili.
Pełna transparentność
Statystyki udziału i limity wspólnych składów pod kontrolą.
Mniej pomyłek i opóźnień
Aktualne dane o dostępności, uprawnieniach i lokalach na bieżąco.
Bezpieczeństwo danych
2FA, szyfrowane połączenia, zero danych medycznych — pełna zgodność z RODO.
Te same problemy z organizacją komisji, rad czy zespołów eksperckich dotyczą wielu instytucji publicznych — PLANO jest gotowe do wdrożenia w każdej z nich.
Zapraszamy do prezentacji systemu na żywo
Chętnie pokażemy PLANO w akcji lub udostępnimy dostęp testowy, aby zobaczyć jak system działa w praktyce.